Propuesta · IA Challenge
De un grupo de WhatsApp a una mesa de firmas con expediente, validación automática y dueño por caso
Hoy cinco áreas comparten un solo chat para mover N aperturas a la vez. La propuesta: cada firma es un caso con folio, las fotos entran por un canal guiado, la IA las coteja contra el machote limpio en segundos y cada área ve solo lo que le toca, con estado, responsable y bitácora.
Promotor 2 · 12 págs Pág. 7
Promotor 1 · 12 págs Validado IA
Jurídico · revisión 2 h SLA
Notaría 3 · cita jue Notaría
01 · Diagnóstico
Por qué el chat deja de funcionar a partir del segundo caso
WhatsApp está hecho para conversar, no para llevar expedientes. En cuanto hay 2 o más aperturas en paralelo aparecen los mismos seis problemas:
Casos revueltos
Las fotos de varios clientes se intercalan en la línea de tiempo y no hay forma confiable de saber qué página es de quién.
Validación manual y tardía
Alguien revisa foto por foto a ojo. Una rúbrica faltante se detecta horas después, cuando el cliente ya se fue.
Sin estado ni responsable
No se sabe en qué etapa está cada caso, quién lo tiene ni cuánto tiempo lleva detenido.
Datos personales en teléfonos personales
Contratos e identificaciones quedan en galerías, respaldos de iCloud/Google y en los celulares de externos (notarías, promotores).
Sin bitácora
No hay forma de probar quién subió qué, cuándo, ni si una imagen se reemplazó. Una auditoría no tiene de dónde agarrarse.
Sin métricas
No se puede medir el tiempo de ciclo, el retrabajo por promotor ni el cuello de botella por área. No hay con qué mejorar.
02 · Solución
Un caso = un expediente. El chat se vuelve aviso, no archivo
El principio es simple: ningún documento vive en un chat. Todo entra a un expediente con folio y máquina de estados. WhatsApp (u otro canal) solo avisa y manda al caso.
- 1 · ALTA
Se abre el caso
Folio, cliente, producto y tipo de contrato. Ideal: se crea solo desde el sistema de originación.
- 2 · CAPTURA
Captura guiada
El promotor fotografía página por página con guía en pantalla: encuadre, nitidez y reflejo se revisan antes de enviar.
- 3 · VALIDACIÓN
Cotejo contra machote
La IA identifica cada página, revisa firmas, rúbricas, fechas y campos, y detecta texto alterado o páginas faltantes.
- 4 · CORRECCIÓN
Aviso inmediato
Si algo falla, el promotor recibe en segundos «pág. 7: falta rúbrica en el margen», con el cliente todavía enfrente.
- 5 · REVISIÓN
Mesa, Jurídico y Cumplimiento
Revisan solo casos pre-validados, con los hallazgos marcados sobre la imagen. Aprueban o regresan con motivo.
- 6 · NOTARÍA
Formalización
La notaría ve solo sus casos asignados, sube su parte y cierra la etapa.
- 7 · CIERRE
Expediente sellado
PDF consolidado con huella (hash), bitácora completa y resguardo según la política de retención.
03 · Motor de validación
La ventaja que ya tienen: los machotes limpios
Tener la plantilla vacía de cada contrato cambia todo. Se pasa de pedirle a una IA que «adivine si está bien firmado» a comparar contra una referencia conocida, que es más barato, más preciso y explicable. El motor trabaja en cinco capas: las primeras son deterministas y la IA generativa entra al final como segunda opinión.
Calidad de captura (en el teléfono, antes de enviar)
Detección de bordes, corrección de perspectiva, nitidez, reflejo y recorte. Si la foto no sirve, no se envía, y así se elimina la mayor fuente de retrabajo.
Identificación de página contra el machote
OCR del texto y comparación con cada página de la plantilla: qué contrato es, qué página es y si faltan o sobran hojas. Luego se alinea la foto sobre la plantilla (registro de imagen) para que las coordenadas coincidan.
Zonas obligatorias: firma, rúbrica, fecha, sello
Sobre cada machote se marcan una sola vez las zonas que deben llevar tinta. Con la foto ya alineada, se mide si hay trazo manuscrito en cada zona. Es la regla central, sencilla, auditable y muy barata.
Integridad del contenido y cruce de datos
Se compara el texto impreso contra el machote para detectar cláusulas alteradas, tachaduras o páginas de otra versión. Se extraen los campos llenados (nombre, monto, plazo, fecha, número de contrato) y se cotejan contra los datos del caso en el sistema.
Revisión por modelo de visión con explicación
Un modelo multimodal revisa las páginas con dudas y responde en formato estructurado: qué falta, dónde y por qué, en lenguaje que el promotor entiende. También sirve como indicador (no como dictamen) de si la firma se parece a la de la identificación.
- Pág. 7Falta rúbrica del acreditado en el margen derecho.Zona «rubrica_margen» sin trazo · confianza alta
- Pág. 5La foto tiene reflejo sobre la cláusula de monto. Conviene retomarla.Nitidez 41/100 en la zona del monto
- DatosNombre, monto y plazo coinciden con el sistema.3/3 campos cotejados
Semáforo por caso
- Verde Todas las zonas con tinta, texto íntegro y datos coinciden. Pasa directo a revisión humana ligera.
- Amarillo Calidad dudosa o baja confianza. Lo decide un humano con la zona ya señalada.
- Rojo Falta firma o rúbrica, falta una página, hay texto alterado o los datos no coinciden. Regresa al promotor con la instrucción exacta.
La IA no aprueba contratos: filtra y señala. La aprobación siempre la da una persona del área y queda en la bitácora con su nombre.
04 · Control de expedientes
Llevar 1, 2 o N casos sin caos
Cada caso tiene un estado, un responsable y un reloj. Cada área trabaja desde su bandeja, no desde un chat.
Tablero por estado
Captura → Validación IA → Mesa → Jurídico/Cumplimiento → Notaría → Cerrado. Con filtros por promotor, sucursal y notaría.
SLA por etapa
Cada etapa tiene un tiempo objetivo. Los casos detenidos suben solos y avisan al responsable y a su jefe.
Conversación dentro del caso
Los comentarios viven en el expediente, anclados a la página. Adiós al «¿de cuál García?».
Versiones y bitácora
Si una página se retoma, la anterior se conserva. Queda registrado quién vio, subió, aprobó o regresó el caso.
| Área | Qué ve | Qué hace | Canal |
|---|---|---|---|
| Promotores | Solo sus casos | Captura, corrige lo que marca la IA y ve el estado de sus casos | App web en el celular (PWA) o bot de WhatsApp |
| Mesa de control | Todos los casos | Primer filtro humano, asigna y da seguimiento a SLA | Panel web |
| Jurídico | Casos en su etapa y con alertas legales | Revisa cláusulas marcadas y aprueba o regresa con motivo | Panel web |
| Cumplimiento | Casos en su etapa y reportes | Valida identificación y expediente KYC, y audita la bitácora | Panel web + reportes |
| Notarías (externas) | Solo casos asignados a su notaría | Recibe expedientes completos, agenda y sube su parte | Portal externo con acceso restringido |
05 · Seguridad y cumplimiento
Que el expediente aguante una auditoría
Sacar los contratos del chat ya es la mayor mejora de seguridad. Encima de eso:
Acceso
- Roles por área y alcance por caso (la notaría solo ve lo suyo).
- Inicio de sesión con 2FA; los externos con cuentas que caducan.
- Archivos fuera del directorio público, servidos con enlaces firmados de corta duración.
- Marca de agua con usuario y fecha al visualizar o descargar.
Integridad y evidencia
- Huella SHA-256 de cada archivo al recibirlo; cualquier cambio se nota.
- Bitácora inmutable de eventos (quién, qué, cuándo, desde dónde).
- Opcional: constancia de conservación NOM-151 emitida por un prestador de servicios de certificación, para darle valor probatorio al expediente digital.
Datos personales
- Alineado a la LFPDPPP: aviso de privacidad, finalidad y política de retención y borrado.
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Si la entidad es supervisada (p. ej. por la CNBV), validar con Cumplimiento los requisitos de resguardo y de proveedores en la nube.
IA con datos sensibles
- Usar proveedores de IA por API empresarial, que no entrenan con los datos del cliente; revisar el contrato de tratamiento de datos.
- Mandar a la IA solo las páginas o zonas necesarias, no el expediente completo.
- Plan B si Cumplimiento lo exige: OCR y detección de zonas corriendo en infraestructura propia, sin enviar imágenes a terceros.
06 · Opciones
Tres caminos, uno recomendado
La decisión real no es «qué IA usar», sino quién es dueño del flujo y de los datos.
A · Comprar una plataforma
Suite de flujo documental y procesamiento inteligente de documentos (Power Automate + AI Builder, plataformas de Document AI, BPM low-code).
- Arranque rápido
- Soporte del proveedor
- Licencia por usuario/página
- Hay que adaptar el proceso a la herramienta
- Externos (notarías) cuestan licencia
B · Híbrido: flujo propio + IA por API
Módulo propio (expediente, estados, roles, bitácora) con los servicios de IA conectados por API: OCR/IDP para zonas y un modelo de visión para lo dudoso.
- El flujo se adapta al proceso real
- Datos y bitácora propios
- Se paga la IA por uso
- El proveedor de IA se puede cambiar
- Requiere desarrollo y mantenimiento
- Calibrar las zonas por machote
C · Eliminar la foto: firma electrónica
Firma electrónica avanzada o simple con proveedor (con constancia NOM-151) para los documentos que la ley y la notaría permitan.
- No hay fotos que validar
- Evidencia fuerte de origen
- No aplica a todo lo que pasa ante notario
- Cambio de proceso con el cliente
Herramientas de mercado por capa
| Capa | Opciones | Nota |
|---|---|---|
| Captura | PWA propia + OpenCV.js · SDKs de escaneo móvil comerciales | La PWA evita instalar app y funciona en cualquier celular |
| OCR / IDP | AWS Textract · Google Document AI · Azure AI Document Intelligence · Tesseract/PaddleOCR (propio) | Varios detectan firmas y extraen campos; comparar precisión con los contratos reales |
| Visión + razonamiento | Claude (Anthropic) · modelos equivalentes de otros proveedores | Para casos dudosos y explicación en lenguaje natural, con salida estructurada |
| Canal | WhatsApp Business Platform (Cloud API, directo o vía un BSP) · correo · push | Número oficial de la empresa, no personal; mensajes con plantilla aprobada |
| Orquestación | Código propio · n8n · colas de trabajo | La validación corre en segundo plano; el promotor no espera con la pantalla abierta |
| Firma electrónica / NOM-151 | Proveedores mexicanos y globales de firma electrónica con constancia de conservación | Fase 3; validar con Jurídico qué documentos aplican |
¿Bot de WhatsApp o módulo web?
Bot de WhatsApp
El promotor manda las fotos a un número oficial. El bot pide el folio, recibe las páginas y responde con el semáforo.
Bueno para: la adopción, porque no hay nada nuevo que aprender. Límite: sin guía de cámara, así que llegan más fotos malas; además implica verificación del negocio en Meta y costo por conversación.
Módulo web (PWA)
Se abre desde un enlace, se «instala» en la pantalla de inicio y guía la cámara hoja por hoja.
Bueno para: la calidad de captura, el control y el costo. Límite: requiere un pequeño cambio de hábito. Recomendado: PWA para capturar y WhatsApp solo para avisar con el enlace al caso.
07 · Plan por fases
De piloto a operación
Empezar con un contrato, un grupo de promotores y una notaría. Medir y después escalar.
Descubrimiento y línea base
- Inventario de machotes y versiones vigentes, y mapa de zonas obligatorias por página.
- Reglas de rechazo acordadas con Jurídico y Cumplimiento (qué es rojo y qué es amarillo).
- Medir cómo funciona hoy: tiempo de ciclo, % de regresos y casos por semana.
- Juntar ~50–100 expedientes históricos anonimizados para probar el motor.
MVP: expediente + captura + validación
- Casos con folio, estados, roles y bitácora.
- PWA de captura guiada con control de calidad en el teléfono.
- Motor capas 1 a 3 (calidad, identificación de página y zonas de firma).
- Semáforo y aviso al promotor; bandejas de Mesa, Jurídico y Cumplimiento.
Inteligencia y conexiones
- Capas 4 y 5: integridad del texto, cruce con el sistema y revisión con modelo de visión.
- Portal de notarías y avisos por WhatsApp Business.
- Alta automática del caso desde originación o CRM.
- Tablero de SLA y métricas por área, promotor y notaría.
Menos papel
- Firma electrónica con NOM-151 donde aplique.
- Indicador de similitud de firma contra la identificación.
- Detección de patrones de riesgo (mismo trazo en varios clientes, retrabajo recurrente).
08 · Cómo sabremos que funciona
Indicadores del piloto
Las metas se fijan después de medir la línea base en la Fase 0. Estos son los indicadores a seguir:
Horas o días que tarda hoy contra lo que tarda con la plataforma.
Mide la calidad de la captura y la capacitación de los promotores.
Errores que la IA marcó en verde y un humano encontró. Debe tender a cero.
Cuántos casos simultáneos aguanta el equipo sin perder control.
09 · Lo que hay que decir claro
Límites honestos
- La IA confirma que hay firma, no que sea auténtica. Con una foto de celular no se puede peritar una firma. La similitud contra la identificación es un indicador de riesgo, nunca un dictamen.
- Una foto es evidencia más débil que el original o que una firma electrónica. Por eso la Fase 3 existe, y el original físico sigue su propio resguardo.
- La precisión se mide con sus contratos reales, no con demos. La Fase 0 existe para calibrar antes de prometer números.
- El éxito depende de apagar el grupo de documentos. Si el chat sigue siendo la vía alterna, el caos regresa.
10 · Para arrancar
Lo que necesito saber
Estas respuestas definen el alcance del piloto:
- Volumen¿Cuántas aperturas por semana y cuántas páginas por contrato? Define el costo de la IA y el tamaño de la infraestructura.
- Machotes¿Cuántos contratos y versiones distintas hay? ¿Cambian seguido? Cada versión necesita su mapa de zonas.
- Sistemas¿De dónde sale el folio del caso? ¿Hay un core o CRM con API para dar de alta y cotejar datos?
- Nube / IA¿Cumplimiento permite procesar imágenes con proveedores de IA en la nube? Si no, se usa el plan con OCR propio.
- Notarías¿Cuántas son y qué necesitan recibir o devolver? ¿Aceptan un portal externo?
- Canal¿Ya existe un número oficial de WhatsApp Business? ¿Los promotores usan celular propio o de la empresa?